O SAP Business One nos permite desenvolver cenários e projeções financeiras confiáveis, além de facilitar o atendimento a clientes internos com mais eficácia. Aprimoramos o potencial de qualidade de nossos relatórios gerenciais.
Luiz Carlos Aguiar, Gerente Financeiro da Interfile

Aumento da base de clientes e visão estratégica para novas oportunidades de negócios. Foi esse o contexto que levou a Interfile a adotar o SAP Business One, solução da SAP para pequenas e médias empresas. A Interfile atua há 15 anos no mercado de gestão de arquivos, destacando-se na formalização de documentos de emprestimos, prontuários e contratos em geral. Em seus armazéns estão guardadas 39 milhões de documentos controlados individualmente, além de 1,5 milhão de caixas de arquivo organizadas e lacradas pelos clientes – que podem ser solicitados via WEB a qualquer momento, para consulta, digitalização, extração de cópia ou outro serviço. Por isso, o serviço exige rapidez, cuidado e, principalmente, qualidade – requisitos para os quais a companhia se apóia em modernas tecnologias, tendo o SAP Business One como forte aliado.

O investimento no SAP Business One veio depois que a Interfile constatou a necessidade de integrar as suas várias bases de dados para gerar informações confiáveis e, assim, agilizar a tomada de decisão. A empresa, que entrou em operação em 1991, está em fase de ascensão nos negócios e precisava de um sistema de gestão de ponta para suportar esse crescimento.

No começo, a sua atuação era restrita à armazenagem e guarda de caixas de arquivo. Nesse método o cliente organiza e lacra a caixa que envia para a Interfile. Em 2000, a empresa iniciou a oferta mais consistente de serviços de gestão de processos de formalização de documentação de crédito para a indústria financeira, fortaleceu suas metodologias de gestão individual de documentos, e de disponibilização das informações ao cliente. Em paralelo aos novos serviços, a operação de guarda de arquivos cresceu. Em 2005, foi dado mais um passo no caminho do crescimento com a aquisição de uma empresa de cobrança, a CreditOne, que se destacava pela sua performance no segmento de varejo e que agora já opera na recuperação de financiamentos com garantia.

	O CRM da SAP permite total controle sobre a atividade de venda, tornando a administração de vendas um processo lógico e convertendo as informações obtidas em ativos da companhia
Olavo Alves Jr., Diretor de Vendas & Marketing da Interfile

Informações precisas
A entrada de novos serviços fez com que a Interfile criasse vários sistemas para controlar a operação. Contudo, os módulos não funcionavam integrados, dificultando a consolidação das informações sobre os negócios. “O retrabalho, os erros e as diferenças de sincronia dos dados, dificultavam o cumprimento de prazos, dando a impressão de falta de planejamento e desordem”, recorda Luiz Carlos Aguiar, Gerente Financeiro da Interfile. Ele acrescenta que “havia dificuldade para controlar erros, eram necessários diversos paralelos e muitas pessoas eram envolvidas no processo”.

O uso do aplicativo de CRM estimulou os vendedores a fazer um acompanhamento mais de perto dos clientes, construindo uma detalhada base de dados do atendimento. “O CRM da SAP é muito mais abrangente do que nosso sistema anterior. Ele faz todo o acompanhamento dos clientes visitados pelos vendedores e registra as oportunidades de negócios, além de gerar relatórios que permitem aprimorar nossa percepção sobre as oportunidades”, lembra Olavo Alves Jr., diretor de vendas e marketing da Interfile. Ele considera que a tecnologia é uma ferramenta importante para planejar a atuação da área e também para documentar todo o histórico dos clientes. Assim, independentemente das pessoas, a Interfile não perde a informação.

Eficiência do negócio
Luiz Carlos Aguiar garante que, com as informações precisas geradas pelo SAP Business One, a Interfile passou a ter um melhor planejamento financeiro e maior controle da operação. “Temos agora relatórios mais analíticos, com dados confiáveis. A solução nos permite desenvolver cenários e projeções financeiras consistentes, além de facilitar o atendimento aos clientes internos com mais eficácia. Aprimoramos o potencial de qualidade de nossos relatórios gerenciais.” As áreas operacionais passaram a ter seus custos controlados pelo SAP Business One e não mais por planilhas. “Com dados em tempo real, a Interfile tem uma infra-estrutura eficaz para gerenciar a operação e suportar o crescimento da companhia, que se destaca no mercado por adotar tecnologias sofisticadas na prestação de seus serviços”, afirma o executivo.

	O crescimento da companhia precisava ser suportado por uma solução robusta e abrangente, eliminando o retrabalho devido a necessidade de controles paralelos. O importante era que as respostas viessem em menor tempo e com muito menos esforço
Luiz Carlos Aguiar, Gerente Financeiro da Interfile