Passamos a criar cenários e projeções financeiras mais bem fundamentadas. Melhoramos nossos relatórios gerenciais, a ponto de podermos tomar medidas corretivas ao longo do processo, e fazemos previsões de negócios com dados mais confiáveis.
Luiz Carlos Marques de Aguiar, diretor Administrativo e Financeiro da Interfile

PARA O ALTO E ALÉM

Melhor planejamento financeiro e maior controle das operações. Eis as vantagens que se obtém com a produção de informações precisas, em tempo real, a respeito dos processos de negócios de uma empresa. Isso não é apenas uma teoria. São exatamente os benefícios alcançados pela Interfile — empresa paulista que atua há 15 anos no mercado de gestão de arquivos e documentos — depois da implementação do SAP Business One.

“Houve ganhos tanto no lado administrativo quanto na parte financeira”, conta Luiz Carlos Marques de Aguiar diretor Administrativo e Financeiro da Interfile. Segundo ele, a empresa passou a criar cenários e a fazer projeções financeiras mais bem fundamentadas depois da implementação do SAP Business One. Também melhorou a qualidade dos relatórios gerenciais e aumentou a velocidade de resposta às necessidades do negócio. “Hoje temos tempo de tomar medidas corretivas e fazer previsões de negócios com bases em dados mais confiáveis”, comemora.

Era justamente o que faltava para a Interfile suportar as ondas de crescimento que vem atravessando nos últimos tempos. A empresa foi criada em 1991 para prestar serviços de guarda de documentos em caixas de papelão. Em 2000, adquirida pelos atuais acionistas — Carlos Lopes Craide, Spinnaker Capital Overseas e Álvaro de Souza —, aumentou o valor agregado da sua oferta de serviços, realizando não só a guarda das caixas, mas também manuseando o conteúdo dos arquivos, rastreando e fazendo a digitalização dos documentos.

	Nosso sistema anterior era incompatível com as taxas de crescimento da companhia
Luiz Carlos Marques de Aguiar, diretor Administrativo e Financeiro da Interfile

A partir de 2004, com a criação da holding Interfile Participações, o grupo iniciou a oferta de serviços de apoio a processos de gestão e controle de documentação e ampliou consideravelmente seu raio de ação. Hoje, em seus quatro armazéns, localizados em Barueri, Embu, Itapevi e Taboão da Serra, em São Paulo, estão guardados 40,7 milhões de documentos, além de 1,5 milhão de caixas de arquivos organizadas e lacradas pelos clientes, juntamente com 69,7 milhões de imagens. São 1,3 mil funcionários, e o faturamento em 2006 superou em 60% o de 2005.

Com a criação de novas oportunidades de negócios, a base de clientes — 300 empresas, desde pequenos clientes que rendem uma receita anual de R$ 10 mil até grandes bancos que proporcionam faturamento anual médio em torno de R$ 15 milhões — ganhou novas proporções, evidenciando a necessidade de adoção de uma solução, mais especificamente o SAP Business One, solução da SAP voltada a pequenos negócios. “Nosso sistema anterior era incompatível com as taxas de crescimento da companhia”, resume Aguiar.

	Agora, a equipe de vendas pode acompanhar mais de perto os clientes, porque ela tem informações sobre pré e pós-venda mais detalhadas
Luiz Carlos Marques de Aguiar, diretor Administrativo e Financeiro da Interfile

Além da abrangência e das condições de rastreabilidade das transações, a Interfile estabeleceu como um dos principais critérios para escolha do seu ERP, a necessidade de contar com um fornecedor forte e com amplo reconhecimento no mercado. “O requisito era que o fornecedor pudesse dar suporte de longo prazo, para que a empresa tivesse tranqüilidade para aproveitar as novas oportunidades de negócio”, afirma Alves Júnior. Feita a escolha, a implementação foi rápida – em apenas três meses.

Uma das vantagens que o SAP Business One trouxe à Interfile, adianta o diretor de marketing e vendas, foi a aplicação do CRM (customer relationship management, ou sistema de gestão de relacionamento com o cliente). “Houve um grande benefício na área de vendas. A carteira de clientes deixou de ser propriedade dos vendedores para se tornar um patrimônio da empresa. Agora, a equipe de vendas pode acompanhar mais de perto os clientes, porque tem informações sobre pré e pós-venda mais detalhadas”, diz o executivo.

Com o SAP Business One foram registrados benefícios inesperados, como as facilidades de rastreabilidade das informações criadas pelo novo sistema. “Conseguimos resgatar o histórico de todas as etapas de uma transação de negócio. Isso nos permitiu entender como a transação aconteceu. É um sistema de fácil navegabilidade”, explica o executivo.

Segundo Alves Júnior, o movimento de avanço da Interfile já pode se apoiar em várias facilidades proporcionadas pelo aplicativo. Exemplos disso são a eliminação de erros operacionais, o fim do retrabalho e das planilhas de controle e agilidade para apresentar informações administrativas, contábeis e de vendas, culminando com o aumento da produtividade. “Quebramos uma série de paradigmas”, afirma.

	Do lado da área de vendas, o grande benefício foi que a carteira de clientes deixou de ser propriedade dos vendedores para se tornar um patrimônio da empresa. Agora, a equipe de vendas pode fazer um acompanhamento mais próximo dos clientes, com base em informações detalhadas
Luiz Carlos Marques de Aguiar, diretor Administrativo e Financeiro da Interfile