Um dos maiores ganhos que a solução SAP proporcionou à Hertz foi sobre a programação de produção. Até então, todo o trabalho era feito de forma manual. Tivemos, portanto, um progresso muito importante.
Heitor Jacques Hendges, Gerente de Logística e Tecnologia da Informação da Hertz Medicamentos

Com uma forte atuação no Sul do país, a Hertz Medicamentos, tradicional indústria farmacêutica gaúcha, fundada em 1947, decidiu substituir seu software de gestão a fim de tornar-se uma empresa de abrangência nacional. Após analisar nove fornecedores de soluções de ERP, a Hertz optou pelo SAP Business All-in-One, adotando-o sem qualquer customização. A solução foi implementada em um tempo recorde de 4 meses e meio e os resultados não tardaram a se materializar. A Hertz diminuiu seus estoques, intensificou o controle de suas etapas de produção e antecipou em 25 dias seu fechamento contábil mensal.

40 mil pontos de venda

Com um faturamento anual de R$ 60 milhões, a Hertz Medicamentos está entre as 20 maiores indústrias farmacêuticas de capital nacional e as 50 maiores do Brasil. Com sua moderna unidade industrial e sede administrativa em Porto Alegre, Rio Grande do Sul, conta com um Centro de Distribuição em Cotia, na Grande São Paulo, e outro em Brasília (DF) que garantem a distribuição em mais de 40.000 pontos de venda. Com cerca de 400 colaboradores, atua em nível nacional por intermédio de equipes de Consultores de Negócios espalhadas pelo Brasil.

	A decisão pesou pela solidez e knowhowda SAP. Isso facilitou o entendimento das nossas necessidades, deu segurança a todos colaboradores da Hertz e o custo, no final, estava de acordo com o que pretendíamos gastar.
Heitor Jacques Hendges, Gerente de Logística e Tecnologia da Informação da Hertz Medicamentos

Atuando nos vários segmentos do mercado farmacêutico: OTC, prescrição médica e fitoterápico, a Hertz é responsável por mais de 60 produtos e 90 apresentações em diversas categorias.

Processos mapeados

No final de 2003, a diretoria da empresa decidiu que chegara a hora de conquistar o Brasil. Mas, para continuar crescendo, era preciso assegurar novos mercados.

Esse salto ousado exigia, no entanto, uma profunda reestruturação em diversas áreas da Hertz. Entre essas mudanças, uma das mais críticas seria dotar a empresa com um software de gestão moderno, que permitisse o compartilhamento de dados. Até então, cada departamento da empresa gerenciava suas próprias informações. Os sistemas existentes foram desenvolvidos pela própria empresa, as planilhas em Excel eram sua base quase exclusiva, o que representava uma barreira para o crescimento pretendido. Além disso, as informações necessárias para a tomada de decisões demoravam e a sua eficácia nem sempre era garantida.

Decidiu-se, então, que a Hertz deveria se reestruturar tecnologicamente. O Gerente de Logística e Tecnologia da Informação Heitor Jacques Hendges foi contratado especialmente para essa missão. “Durante três meses, mapeamos todos os processos da empresa”, conta Heitor Hendges. “Nenhuma área ficou de fora.” De posse dessas informações, foi montado uma RFP, Request for Proposal, com os requisitos funcionais que deveriam constar nos produtos disponíveis no mercado.

A decisão de mapearmos os processos acabou se revelando providencial ao longo da implementação da solução escolhida. Todos na empresa entenderam e aderiram à mudança, tanto que baixamos o tempo de implementação dos seis meses previstos para quatro meses e meio", explica o gerente.

	O SAP Business All-in-One já trazia embutidas as melhores práticas do setor farmacêutico mundial, um ótimo negócio para uma empresa de porte médio como a nossa.
Heitor Jacques Hendges, Gerente de Logística e Tecnologia da Informação da Hertz Medicamentos

Pioneira no SAP Business All-in-One

Com o mapa de processos na mão, a Hertz selecionou nove fornecedores de soluções de ERP no mercado nacional e internacional. Após uma avaliação de custos e aderência das soluções propostas ao negócio, esse grupo foi reduzido para três empresas até que, finalmente, a escolha foi pela SAP.

A Hertz foi pioneira ao escolher o SAP Business All-in-One, solução criada para atender às necessidades de negócios das médias empresas de mais de 25 segmentos verticais, que conta com o total apoio dos parceiros da SAP. As soluções contidas no SAP Business All-in-One são pré-configuradas, econômicas e de rápida implementação, o que permite às empresas agilizar seus processos enquanto aumentam sua eficiência e alcançam um retorno mais rápido. Como são baseadas no SAP Business Suite, altamente abrangente e redimensionável, as soluções SAP Business All-in-One acompanham o crescimento do negócio, protegendo-o para o futuro.

Customização desnecessária

A implementação foi iniciada no dia 16 de agosto de 2004 pela Plaut. Em 28 de dezembro, todos os sistemas legados foram desligados. No 1º dia de janeiro, os computadores foram colocados no ar já com a nova solução. Às 10h30, a Hertz já estava faturando normalmente. A entrada em produção foi um sucesso. “Já temos grande parte do back office implementada: financeiro, produção, qualidade e integração com logística, e logo iremos automatizar a força de vendas para Distribuidoras entre outras”, afirma o executivo.

Além disso, de acordo com o Heitor Hendges, a escolha da solução SAP Business All-in-One Vertical Farmacêutica acelerou consideravelmente o processo de implementação. A empresa estima que, caso fosse desenhado um template especialmente para os seus negócios, o projeto poderia se estender por um tempo quatro vezes maior. “O formato que adquirimos tinha uma aderência de 95% à nossa operação, não era necessário nos estendermos em uma customização”, explica Heitor Hendges.

	O fechamento contábil também foi antecipado. Antes era finalizado no último dia do mês, agora se dá no quinto dia útil, mas deveremos em breve antecipar para o terceiro dia útil. O controle de armazenagem foi otimizado, possibilitando a redução dos estoques. A área liberada nos armazéns foi ocupada por novas máquinas, o que deverá aumentar a produção entre 6 e 8%.
Heitor Jacques Hendges, Gerente de Logística e Tecnologia da Informação da Hertz Medicamentos

Integração imediata

A entrada em produção da solução SAP trouxe resultados imediatos. O profundo envolvimento dos usuários-chave na implementação provocou uma imediata integração de todas as áreas da empresa. “Os funcionários quase sempre só conhecem sua própria rotina, mas o compartilhamento de informações lhes deu a exata consciência do papel de cada um na empresa; agora eles consultam uns aos outros para tomarem decisões, se reúnem, tudo mudou”, conta Heitor Hendges.

Os processos internos da Hertz mudaram significativamente, após a entrada da solução SAP Business All-in-One. “Todas as tarefas de back office tornaram-se mais simples e ágeis. O maior impacto se deu, no entanto, na programação de produção. O número de fornecedores foi reduzido e foram estabelecidos novos contratos, com prazos mais amplos. A intenção é trabalhar no regime de entrega just in time”, comemora o executivo.

As funcionalidades MM (Material Management) e WM (Warehouse Management) permitem que a empresa adquira seus insumos na medida certa. “Não compramos nem mais, nem menos do que as nossas necessidades”, afirma Heitor Hendges.

A Hertz passou a controlar on line toda a movimentação de vendas, algo essencial na indústria farmacêutica, na qual a rigorosa rastreabilidade de todos insumos e produtos acabados é uma exigência legal. A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), órgão ligado ao Ministério da Saúde, controla a movimentação e origem dos componentes dos medicamentos. As indústrias farmacêuticas devem manter essas informações visíveis e imediatamente identificáveis à disposição dos fiscais.

Portais no futuro

O próximo passo da Hertz Medicamentos é desenvolver portais para tornar acessíveis informações gerenciais para as empresas distribuidoras, que poderão verificar sua performance e alinhá-la com as estratégias de venda do fabricante. E para conseguir tal integração, a Hertz pretende adotar as ferramentas de Business Intelligence e de Supply Chain, funcionalidades que estão no SAP Business All-in-One.