DAVENE

A fabricante de produtos de beleza Davene chegou ao ano 2000 sem sofrer problemas com o bug. Porém, enfrentou um desafio ainda maior: a falta de informações confiáveis sobre seu negócio. Com a expansão de suas operações, ao longo dos anos 90, acabou perdendo o controle dos seus processos fundamentais. Isso representou um risco à empresa, pois eram esses dados que orientavam suas compras e vendas. Por isso, já se discutia, desde 1999, a adoção de um ERP, uma solução de gestão integrada. Três anos depois, a decisão foi considerada vital. “A empresa havia crescido muito e não enxergávamos mais onde ganhávamos ou perdíamos dinheiro”, lembra Antônio de Oliveira, Controlador de Gestão Corporativa da Davene. A companhia implementou mudanças gerenciais e culturais ao mesmo tempo em que implementava a solução SAP R/3. Como resultado, alcançou grau mais elevado de controle sobre suas operações, visão geral do negócio e previsibilidade em suas vendas.

Três mil produtos em 30 anos

O excesso de dados e a dificuldade de enxergar a totalidade do negócio eram alguns dos desafios que a empresa teria que enfrentar. Ao longo de quase 30 anos de existência, a Davene lançou mais de 3 mil produtos e gerou um case clássico de marca, o leite de aveia Davene, em 1976. A empresa como hoje a conhecemos nasceu em 1976, na cidade de São Paulo, mas sua história começa em 1938, com o Laboratório Sardalina, fabricante do creme Sardalina, herdado pela Davene. Em 1992, a companhia mudou-se para Diadema (SP), onde parte do pólo de beleza que congrega dezenas de empresas do setor está localizada. Atualmente, a Davene tem a versão 4.6 do SAP ERP. Oliveira comemora os resultados, mas se lembra da situação anterior, que começava a prejudicar o desempenho da companhia. “Os sistemas legados não tinham confiabilidade fiscal nem contábil e não ofereciam rastreabilidade”, afirma o Executivo. “Além disso, havia sistemas operacionais – um para a contabilidade, outro para a logística – que não se comunicavam entre si”, complementa Oliveira.

Envolvimento de todas as áreas

No início do processo de escolha de uma solução de ERP, em 2002, o Executivo sabia que teria de lidar com as diversas mudanças na empresa. E a SAP foi escolhida pelos gestores da Davene por ser considerada a solução mais adequada para aquele momento, em que era necessária uma infra-estrutura tecnológica que, ao mesmo tempo, acompanhasse e impulsionasse as transformações gerenciais e culturais pelas quais a Davene passava. A implementação exigiu esforço coordenado, planejamento de trabalho e equipes motivadas, características trazidas pelo Diretor Geral da Davene, Marcelo Orellana. A implementação durou 8 meses (de março a novembro de 2002) e contemplou 25 usuários. “Conseguimos envolver todos os departamentos e houve pouca necessidade de se fazer customizações no SAP ERP”, diz Oliveira.

	Graças ao SAP ERP, não temos mais informações contraditórias. Hoje, a rentabilidade já é conhecida antes de fecharmos o negócio, e a informação orienta o departamento comercial no dia-a-dia e nas decisões estratégicas.
Antônio de Oliveira, Controlador de Gestão Corporativa da Davene

Gastos monitorados

Diversos desafios surgiram, como é natural num grande processo de transformação. Entre os mais críticos, transformar a rotina de trabalho da área de contabilidade. “A Davene tinha um único tipo de ordem de compra, o que dificultava a discriminação de despesas. O SAP ERP oferece diversos tipos de ordem e permite monitoramento preciso dos gastos e investimentos”, afirma Antônio de Oliveira. Outro desafio interessante era o de garantir a fluidez da comunicação com fornecedores, representantes e clientes. “Com a ferramenta implementada e com fortes controles do overhead da companhia, conseguimos em 12 meses reduzir cerca de 32% das despesas operacionais da Davene, onde o monitoramento por meio de centros de responsabilidade e ordens internas, direciona os gestores da companhia”, comemora Oliveira.

Visão do negócio

Após anos de informações compartimentadas e duvidosas, os resultados logo começaram a surgir. “O SAP ERP é completamente integrado, oferecendo visão do negócio todo”, diz Oliveira. A maior conquista foi a capacidade de voltar a decidir negócios tendo como parâmetros quesitos puramente técnicos e estratégicos. A metodologia de margem de contribuição é totalmente monitorada a cada ordem de venda colocada no SAP, com critérios de governança estabelecidos pela companhia. “Deixamos de ter várias informações que, às vezes, eram contraditórias. Hoje, a rentabilidade já é conhecida antes de fecharmos o negócio”, conta o Executivo.

	Foi um casamento perfeito – os conceitos teóricos são plenamente aplicáveis as soluções da SAP e isto faz a diferença na gestão do negócio. As pequenas e médias empresas precisam ser rápidas neste mercado competitivo, assim conseguimos ter volume, qualidade associados a rapidez e confiabilidade do sistema.
Antônio de Oliveira, Controlador de Gestão Corporativa da Davene

Foram criados rigorosos padrões mínimos para fechamento de negócios. Ao ser emitida uma ordem de venda abaixo das exigências, a solução exige automaticamente aprovação da diretoria, que pode permiti-la como exceção, caso a considere interessante para os resultados da empresa.

É importante destacar, que a última implementação foi dos equipamentos Pocket - HP (força de vendas) para todo o nosso corpo comercial que já está totalmente integrado com o SAP ERP e com as métricas de rentabilidade pré-estabelecidas (é a qualidade da venda).

SAP BW

A Davene começa, agora, a avaliar os próximos passos de sua evolução tecnológica. Algumas operações, como geração da folha de pagamento, ainda rodam em sistemas antigos. Além disso, apesar dos melhoramentos, Oliveira acredita que a empresa ainda tem muito a usufruir da solução SAP ERP e das novas soluções que a Davene pretende implementar, como é o caso da solução SAP BW (Business Information Warehouse), SAP CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), e o módulo de HR (Recursos Humanos), disponível no SAP ERP. Outro passo será a integração com a K&M, fabricante de embalagens de propriedade do grupo que já utiliza SAP (versão 4.0B) desde 1999, mas que estará utilizando as últimas soluções SAP para uma melhor tomada de decisão. Finaliza, Oliveira, que outras empresas do grupo já sinalizam a implementação do SAP ERP, aumentando assim, a gestão como um todo e consolidando a parceira com a SAP Brasil.

	Temos controle de rentabilidade por cliente, por produto, por representante, nicho de mercado, por região. Com base em tais informações, o departamento comercial toma decisões táticas, no dia-adia, bem como decisões estratégicas.
Antônio de Oliveira, Controlador de Gestão Corporativa da Davene