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Conseguimos reduzir o ciclo de faturamento
de quinze para dois dias, aumentando
o controle sobre as vendas e os custos |
Pablo Miranda,
Diretor de Consultoria da Computeasy |
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Posicionada no concorrido segmento de integração de tecnologias
da informação e telecomunicações, a Computeasy conseguiu
a marca de assistir, por 20 anos, ao crescimento anual das suas
atividades e receita. No biênio de 2004/2005 teve início a sua melhor
fase, quando o faturamento registrou saltos de 50%, fomentados
pelo início das atividades de desenvolvimento de soluções de
negócios. Um divisor de águas suficientemente importante para
acender a luz da necessidade de revisão e melhoria dos processos de
negócios internos, e que promoveu o seu encontro com o SAP
Business One, suíte de aplicativos de negócios (ERP – enterprise
resource planning) voltada à pequena empresa.
A Computeasy nasceu como uma revenda de computadores
parceira da Compaq – agora HP – e ampliou os seus negócios na
área de infra-estrutura, com projetos de cabeamento, segurança,
data center, hospedagem de informações e service desk, até chegar ao
desenvolvimento de soluções de negócios e implementar um serviço de
suporte especializado para fabricantes. “Nessa nova fase, administramos
diferentes contratos, com parcelas mensais decorrentes”, diz
Pablo Miranda, Diretor de Consultoria da Computeasy.
Foi desse cenário que nasceu a necessidade de análise de
resultados e de onde partiu a idéia de substituir o ERP em
operação pelo SAP Business One. “Não tínhamos informações
gerenciais consolidadas, o que dificultava a tomada de medidas
rápidas”, diz Miranda. Naquele momento, o sistema de gestão
utilizado impunha limites ao crescimento da empresa, e o SAP
Business One se mostrou mais completo e mais apropriado às
novas demandas da Computeasy, que à época da escolha do
produto também desenhava mudanças nos seus processos de
venda de produtos e serviços, área que ganhou agilidade com
o controle de propostas feito pelo módulo de CRM (customer
relationship management) do SAP Business One.
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Nós implantamos a parte de gestão por
resultados e conseguimos saber agora
quais áreas são exemplares, quais dão
prejuízo e aquelas que dão lucro |
Pablo Miranda,
Diretor de Consultoria da Computeasy |
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A Computeasy definiu quatro pilares que deveriam
ser perseguidos como metas do novo projeto: difusão
da informação; melhoria dos processos de negócio;
implementação de uma solução ERP de mercado e não
mais proprietária; e gestão de resultados. Três deles foram
alcançados um mês após o final da implementação. “Com
relação aos resultados, acredito que em mais dois meses consigamos chegar ao padrão desenhado”, acredita Miranda.
Toda a estrutura foi montada para suportar o processamento
de informações geradas pelos atuais 86 usuários (mantendo
crescimento). O modelo de negócios serviu de norte para a
decisão, não apenas quanto ao fabricante, mas também do
produto a ser utilizado. A SAP possui três suítes construídas
para diferentes perfis de clientes e, segundo Miranda, os outros
dois foram considerados complexos e com tempo e custo de
implementação superiores ao que a companhia pretendia
dispor, porém com a possibilidade de escalabiridade futura.
A implementação do SAP Business One exigiu a dedicação
de dois consultores para a implementação do ERP e do CRM.
O roll out do CRM – primeira solução a entrar em operação
– ocorreu em dois meses, e as demais aplicações ERP levaram
mais um bimestre. Isso, contando o tempo de customização do
sistema, que precisou absorver as particularidades do modelo de
comissionamento e premiação da Computeasy. “Acredito
que nenhum ERP nos daria isso sem customização”, afirma
Miranda. E nem mesmo essa necessidade de customização
tirou o sono da equipe de projeto, uma vez que o SAP Business
One possui uma ferramenta que facilita a customização
– o SDK (Software Development Kit).
Mais agilidade nos negócios
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Iniciamos uma nova linha de negócio que
foi inserida no sistema em apenas uma
semana, permitindo, inclusive, que a
operadora parceira possa incluir seus
pedidos automaticamente, sem depender de
intervenção humana. Provavelmente, com o
antigo ERP, não conseguiríamos fazer isso |
Pablo Miranda,
Diretor de Consultoria da Computeasy |
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Imediatamente após a entrada em operação do novo sistema,
o anterior saiu de cena e passou a ser utilizado apenas para
consultas ao banco de dados histórico. A mesma praticidade
ocorreu em relação à adaptação dos 86 usuários, treinados
durante o processo de customização, inclusive para ajudar
a equipe de projeto a ajustar o novo processo implantado
com o SAP Business One.
Como resultado da mudança, a Computeasy destaca a agilidade
com que iniciou uma nova linha de negócio – a venda de PCs
em grande escala no varejo (antes trabalhava apenas com
equipamentos para corporações). “Essa nova área foi inserida
no sistema em apenas uma semana, permitindo, inclusive, que
a revenda parceira possa incluir seus pedidos automaticamente,
sem depender de intervenção humana. “Provavelmente, com
o antigo ERP, não conseguiríamos fazer isso”, diz Pablo Miranda.
“Definimos o produto e fizemos a customização do
ERP em uma semana”, reforça, dizendo que os ganhos
quantitativos, no primeiro mês de operação do sistema não
foram medidos, mas o sentimento interno é de que empresa se
tornou mais ágil ao ter às mãos informações consistentes.
“Nós tínhamos processos bem estruturados, porém com
baixos níveis de integracão e controle. Nós implantamos
a parte de gestão por resultados e conseguimos saber agora
quais áreas são exemplares, quais dão prejuízo e aquelas
que dão lucro. A gestão da despesa também é muito
importante para nós”, analisa.
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Com relação aos resultados, acredito
que em mais dois meses (ou três meses
após o início da operação do sistema)
consigamos chegar ao padrão desenhado |
Pablo Miranda,
Diretor de Consultoria da Computeasy |
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Diferente do que ocorre em implementações de ERPs mais
complexos, que exigem longos períodos de ajustes pós-projeto,
o SAP Business One da Computeasy foi considerado implantado
logo após a sua entrada em funcionamento. Estão previstos
alguns ajustes em processos, mas é algo tratado como gestão
de mudança, não mais de implementação, ou seja, uma
atividade de manutenção. Miranda ressalta que o objetivo
dos aplicativos SAP Business One é oferecer o máximo
de objetividade, com menor custo e tempo possíveis.
Depois de concluído, o projeto recebe um curto período de
monitoração – de aproximadamente um mês – e em seguida
entra na fase de manutenção comum de todo o sistema.
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