Um grande salto
A Cemar – Companhia Energética do Maranhão – deu dois saltos em um ao implementar o SAP ERP, aplicativo de gestão integrada de negócios da SAP. Ao mesmo tempo em que transferiu processos de dois sistemas para uma solução mais robusta, completa e provedora de informações consistentes, a empresa construiu a base da holding Equatorial Energia, projetada pela GP Investimentos e o Banco UBS Pactual para integrar novas aquisições do grupo no setor de distribuição de energia elétrica.
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A SAP é a empresa de tecnologia com maior experiência no setor elétrico. Ela acumula mais de 20 implementações só em distribuidoras de energia e nos trouxe as melhores práticas do setor |
| Carlos Piani, presidente da Cemar |
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A CEMAR atua no mercado de distribuição de energia elétrica no estado do Maranhão, com uma área de abrangência de 333.366 km² e uma população estimada em 5,6 milhões de habitantes. Segundo a ABRADEE, a Companhia é a segunda maior distribuidora de energia elétrica do Nordeste em extensão de área de concessão, a quarta em termos de número de consumidores e a quinta em termos de consumo de energia.
Em abril de 2004, ela passou a ser controlada pela Equatorial Energia, companhia controlada por fundos de private equity da GP Investimentos e do Banco UBS Pactual. A reestruturação criou grandes desafios à Cemar, que precisava melhorar o faturamento ao mesmo tempo em que iniciava a implantação do “Luz para Todos”, programa de universalização da energia elétrica no estado do Maranhão criado para beneficiar mais de 250.000 famílias. A revisão de processos de definição do novo modelo de negócio também antecipou os planos futuros dos investidores, que, em 2006 realizaram com sucesso a oferta pública inicial da Equatorial Energia no Nível 2 de Governança Corporativa da Bovespa.
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Otimizamos etapas a fim de garantir
a implantação no prazo acordado sem comprometer a qualidade do projeto |
| Valdir Gomes Barbosa Sobrinho, gerente de TI e Telecom da Cemar |
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Como todo o projeto de criação da holding partiu do primeiro investimento do grupo no setor elétrico, esforços e investimentos não foram poupados. A empresa recebeu sinal verde para reestruturar processos internos e trocar o sistema de gestão empresarial existente pelo SAP ERP, escolhido como base
para os processos de finanças, contabilidade, gestão de obras,
gestão de manutenção e suprimentos. “Quando chegamos
aqui não havia processos definidos nem sistemas de TI capazes
de suportá-los”, relembra Valdir Gomes Barbosa Sobrinho, gerente de tecnologia da informação e telecomunicações da Cemar.
A tecnologia da SAP, segundo ele, apresentou a melhor opção de implementação – pelo grande número de profissionais especializados disponíveis no mercado e por exigir pouca ou nenhuma customização, em virtude da aderência da solução aos requisitos da CEMAR. Humberto Luis Queiroz Nogueira, coordenador de gestão e sistemas e gerente do projeto de implementação do SAP ERP, conta que o comprometimento da empresa fornecedora e dos implementadores com os prazos estabelecidos no projeto também influenciou na decisão de compra.
Além disso, os ajustes necessários ao sistema eram mínimos e foram reduzidos com a adoção do SAP Best Practices Baseline Packages – um mapa de melhores práticas adotadas por clientes da empresa ao redor do mundo. “A SAP é a empresa de tecnologia com maior experiência no setor elétrico. Ela acumula mais de 20 implementações só em distribuidoras de energia e nos trouxe as melhores práticas do setor, além de nos permitir padronizar processos. Isso não existia na empresa. Agora, melhoramos a qualidade, a integridade e a consistência das informações e ganhamos agilidade na tomada de decisões”, afirma Carlos Piani, presidente da Cemar.
Ao adotar o SAP Best Practices Baseline Packages a Cemar pôde pular etapas, sem nenhum tipo de prejuízo aos resultados do projeto, e colocar o aplicativo em operação dentro do prazo de seis meses previsto pela equipe mista de consultores da Accenture, contratada para a implementação, e profissionais de negócio da distribuidora de energia. “Otimizamos etapas a fim de garantir a implantação no prazo acordado sem comprometer a qualidade do projeto”, reforça Valdir Barbosa.
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A tecnologia nos torna mais
eficientes e nos permite fazer
economias para novos investimentos” |
| Carlos Piani, presidente da Cemar |
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A adesão imediata da alta diretoria da empresa também
foi importante para o cumprimento dos prazos. O projeto
foi patrocinado inicialmente por Carlos Piani, na época vice-presidente e diretor administrativo-financeiro da companhia, área à qual o departamento de TI e Telecom é ligado.
Na seqüência, os demais diretores também aderiram à idéia
e se posicionaram como patrocinadores, o que simplificou
o processo de aceitação e treinamento dos demais
colaboradores da companhia, segundo item que contribuiu
para que o sistema entrasse em operação no tempo previsto.
Outro detalhe relevante no projeto Cemar: a substituição
do sistema anterior aconteceu sem que fossem necessárias interrupções na operação. Por ser responsável pela
distribuição de energia elétrica no estado do Maranhão,
que apresenta renda per capta abaixo da média nacional
e carece de alto investimento no sistema elétrico, a Cemar precisava promover as mudanças em paralelo às obras de instalação da infra-estrutura e administração do legado.
Eficiência
Os baixos índices de universalização de energia elétrica
do Maranhão colocam a Cemar no centro do “Programa
Luz para Todos (PLPT)”. Trata-se de uma iniciativa
do governo federal que subsidia a instalação de novas
redes em regiões carentes, porém com um rigoroso acompanhamento dos projetos e alta necessidade
de prestação de contas para a Eletrobrás e o Ministério
de Minas e Energia. Dentro desse programa, a CEMAR
gerencia hoje cerca de 250 obras simultâneas, que permitem
a eletrificação de aproximadamente 6.000 unidades consumidoras por mês. Piani conta que o maior desafio
da companhia é equalizar investimentos em infra-estrutura
e retornos, daí o esforço de promover alta economia na
área operacional. “A tecnologia nos torna mais eficientes.
Permite-nos fazer economias para novos investimentos”, afirma.
Contabilidade em tempo real
Da suíte SAP ERP, a Cemar implementou os principais módulos: gerenciamento de obras, finanças, contabilidade, manutenção
e gestão de materiais. Na área de finanças, a Cemar registrava
um número elevado de processos manuais, com aprovações feitas em papel e excesso de cópias de documentos. O SAP ERP aliviou
as áreas de suprimentos ao azeitar os processos de compras, feitas
a partir do aplicativo da SAP, sem exigir impressões dos documentos e assinaturas dos líderes de todas as áreas envolvidas na aquisição
de um produto. “Está tudo cadastrado no SAP. As aprovações passaram a ser eletrônicas, seguindo um fluxo on-line”, explica Valdir Barbosa. Com o SAP ERP, as notas fiscais passaram
a ser encaminhadas direto para a área financeira. “A integração
das informações com o SAP ERP nos dá condições de verificar, diariamente, os pagamentos realizados, acompanhar o faturamento e promover a contabilidade em tempo real, além da vantagem de planejamento e acompanhamento dos gastos realizados nas obras
de expansão e manutenção da rede”, relata Humberto Nogueira.
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Do ponto de vista operacional, ainda
há desafios a serem atingidos, mas
do ponto de vista administrativo-financeiro
estamos num estágio bastante superior |
| Carlos Piani, presidente da Cemar |
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Outra melhoria, segundo Nogueira, ocorreu na contabilidade: antes um processamento que só ocorria ao final de cada
mês, hoje é feita em tempo real. “Agora poderemos fazer
o acompanhamento em tempo real de todo OPEX e CAPEX
que acontece na companhia”, diz o executivo, ao listar
também operações de capitalização de ativos, realizadas manualmente no passado e automatizadas pelo SAP ERP.
A cada obra, a companhia precisa fazer com que todo o material usado se torne parte dos ativos para, assim, iniciar a depreciação.
No primeiro mês de operação do SAP ERP, a Cemar habilitou aproximadamente 320 licenças do aplicativo de gestão
empresarial para atender às necessidades do PLPT no estado,
o segundo maior do País. No entanto, passada a fase de estabilização do sistema, as licenças devem cair para cerca de 260.
O aplicativo também permitiu à empresa separar a contabilidade corporativa dos dados gerados para o PLPT, tratando as informações como se fossem provenientes de empresas distintas. Segundo Nogueira, ao final do mês, a Cemar unifica a contabilidade, podendo visualizar dados separados dos processos. “Hoje, dentro
do aplicativo, controlamos todos os gastos do PLPT em separado
e os apresentamos ao governo para obter o reembolso”, ressalta.
Outra grande inovação dos processos da Engenharia
foi a automatização das atividades de manutenção de
obras da rede, até então feitas manualmente, possibilitando
maior controle e planejamento nas manutenções.
Em curto prazo, a Cemar trabalha na consolidação
do sistema implementado para, posteriormente, buscar
módulos complementares. Segundo Carlos Piani, a ordem
de prioridades é estabilizar os aplicativos e melhorar
o conhecimento sobre as ferramentas, explorando o potencial
do produto. “Do ponto de vista operacional, ainda há desafios
a serem atingidos. Mas do ponto de vista administrativo-financeiro estamos num estágio bastante superior”, avalia.
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Agora poderemos fazer o acompanhamento em tempo real de todo OPEX e CAPEX
que acontece na companhia |
| Humberto Luis Queiroz Nogueira, coordenador de gestão
e sistemas e gerente do projeto de implementação do SAP ERP |
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