AGILE SOLUTIONS

De olho no futuro, a Agile Solutions estava em busca de uma plataforma que pudesse viabilizar seu crescimento e que, ao mesmo tempo, lhe propiciasse a necessária agilidade, coerente com o próprio nome da empresa. “Precisávamos de uma plataforma que nos fornecesse plenas condições de colaborar com nossos clientes, de integrar, num curto prazo, novos parceiros de negócios e de padronizar o processo de admissão de novos funcionários, em pleno crescimento. O que realmente queríamos era uma solução que pudesse nos propiciar tudo isso ao mesmo tempo,” afirma Carlos Cruz, Sócio-Diretor da Agile Solutions.

	Graças ao SAP xRPM, a Agile Solutions pôde não só assegurar a satisfação de seus clientes e a eficiência de seus projetos como passou a reunir melhores condições para administrar seu crescimento e assumir uma posição de liderança no mercado latino-americano.
Carlos Cruz, Sócio-Diretor da Agile Solutions

Assim, quando a SAP lançou o SAP xAPP Resource and Program Management (SAP xRPM), capaz de gerenciar todos os detalhes de projetos de larga escala, com os respectivos recursos, a Agile foi uma das primeiras empresas a adotar essa solução.

Sediada em São Paulo, a Agile Solutions é uma empresa jovem, em franco crescimento. Com um faturamento de US$ 15 milhões em 2003, esta consultoria, em apenas três anos, ampliou seu quadro de profissionais para mais de 170 funcionários. Além do Brasil, a Agile também mantém operações no Chile, Argentina, México e nos Estados Unidos. Sua base de clientes, também em rápida ampliação, inclui empresas pertencentes a vários setores.

Um eterno recomeço

Como toda empresa de consultoria de TI, a Agile Solutions sabe que o sucesso depende de sua capacidade de assegurar a satisfação de seus clientes pela oferta de um padrão excepcional de serviços. Os projetos devem ser cumpridos, tanto em matéria de custo como de prazo, e os clientes devem ser mantidos permanentemente a par de cada etapa do ciclo de vida de seus projetos, com informações e avaliação sobre seu andamento.

Na área de serviços de software, todos os negócios estão baseados em projetos. A cada novo projeto, as empresas precisam dedicar tempo e trabalho em demasia para alinhar os recursos e identificar os consultores disponíveis, principalmente aqueles que poderiam estar devidamente capacitados para gerenciar um projeto. “Na Agile, esse processo era conduzido manualmente, de forma bastante arbitrária,” admite Cruz. “Não era um trabalho sistemático. Basicamente, os responsáveis pelo planejamento do projeto se reuniam para discutir pessoalmente seus detalhes. E isso levava tempo... muito tempo”, diz Cruz.

Além disso, depois da implementação de qualquer projeto, a Agile carecia de mecanismos mais eficientes para coordenar os detalhes. A implementação de um processo padronizado, que pudesse funcionar com cada novo projeto, tornou-se premente. Todos esses elementos também tinham que ser conectados às soluções de ERP do back-end, como o SAP R/3®, e outras ferramentas de gestão de projetos, como o Microsoft Project.E para se ajustar às necessidades, tanto dos gerentes remotos de projeto como dos clientes, o projeto ainda tinha que ser compatibilizado para a internet. Embora a Agile já tivesse o know-how para implementar a maioria desses itens, seus processos não eram padronizados.

	Freqüentemente tínhamos que reinventar a roda, a cada novo projeto.
Carlos Cruz, Sócio-Diretor da Agile Solutions

A opção pela SAP

Muitos clientes da Agile já adotavam soluções SAP de back-end em seus negócios diários. A própria Agile é um parceiro de desenvolvimento da SAP que utiliza internamente o SAP R/3. O domínio da tecnologia, aliado a um consistente relacionamento de trabalho da Agile com a SAP, acabou resultando em uma sólida parceria. Mas a Agile vislumbrou oportunidades ainda maiores com o SAP xRPM. Por ser uma empresa voltada a projetos, a Agile precisava utilizar padrões abertos para atender à sua variada gama de novos clientes e parceiros de negócios. A necessidade era de uma solução cross-functional, capaz de permear todas as áreas e transcender os tradicionais limites das empresas, das tecnologias e das fronteiras geográficas.

Este é um dos pontos fortes oferecidos pela solução SAP xRPM e por todas as soluções que constituem a família de aplicações conjuntas SAP NetWeaver, que, como explica Carlos Cruz, “é como se fosse o encanamento de uma casa. Você não o vê, mas é ele que mantém tudo funcionando”.

	A solução SAP xRPM nos conferiu a necessária visibilidade para termos acesso aos recursos certos para cada projeto, na hora certa. Nossos clientes podem agora acompanhar cada detalhe de um projeto pela internet. Isso ajudou a elevar a satisfação dos clientes a níveis inéditos.
Carlos Cruz, Sócio-Diretor da Agile Solutions

Uma implementação tranqüila

A Agile deu início à implementação do SAP xRPM em julho de 2003, conseguindo finalizar todo o processo em apenas dez semanas. O projeto não exigiu que se fizesse qualquer alteração na infra-estrutura da empresa. Para orientar a implementação, a SAP disponibilizou dois consultores on-site, em tempo integral. A Agile também dispõe de acesso permanente ao suporte técnico da SAP. Problemas menores, envolvendo componentes não-compatíveis, foram rapidamente resolvidos com a última versão do SAP NetWeaver.

“O SAP xRPM mudou totalmente a forma como nos relacionamos com nossos clientes,” diz Cruz. Como ocorre com qualquer projeto de TI que transforma os procedimentos de uma empresa, a aceitação dos executivos é essencial para assegurar que o projeto tenha a adoção dos usuários finais. A facilidade no uso do SAP xRPM contribuiu fortemente para que isso ocorresse. As interfaces da web baseadas em funções pré-definidas disponibilizam apenas aquelas informações de que os usuários precisam, dispensando maiores esforços de treinamento.

O grande enfoque na satisfação dos clientes levou a Agile a dar prioridade àqueles recursos de análise de portfólio que pudessem trazer maiores benefícios à sua carteira de clientes. “O que nossos clientes querem é que seus projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento previstos,” explica Carlos Cruz.

	O SAP xRPM atendeu totalmente às expectativas dos clientes. Graças à solução, eles podem acompanhar os projetos pela internet, o que assegura conclusão no prazo previsto e com o melhor aproveitamento dos recursos. O SAP xRPM permite até que apresentemos diferentes cenários possíveis, o que resulta em projetos mais eficientes.
Carlos Cruz, Sócio-Diretor da Agile Solutions

Atividades internas mais eficazes

Um dos principais benefícios da solução SAP xRPM é a colaboração em tempo real com os clientes. Mas a Agile também utiliza o SAP xRPM para tornar mais eficazes suas atividades internas, inerentes a cada projeto. Os administradores podem rastrear o status dos projetos, comparando sua evolução real com a programada e em relação ao orçamento originalmente previsto. A solução também permite um detalhamento por região, por área funcional ou por outros critérios. Com isso, os executivos podem identificar projetos críticos antes que ocorra alguma crise.

Outra preocupação relevante é com a gestão da capacidade da empresa ou de seu potencial de utilizar e alocar recursos para maximizar seus ativos. Numa rápida avaliação da disponibilidade de recursos em relação à alocação desses recursos, a Agile agora tem condições de saber exatamente quantos profissionais estão envolvidos em determinado projeto e quais profissionais podem ser remanejados para novos projetos para atender às necessidades emergentes. Isso possibilita à empresa avaliar sua capacidade de assumir novos projetos e de executar as tarefas de forma mais eficiente uma vez que um projeto tenha sido desencadeado.

Decorrente da gestão da capacidade da empresa, a Agile pode agora colocar em prática outro mecanismo: o gerenciamento sistematizado da qualificação de seus profissionais. Por meio de um catálogo detalhado das qualificações profissionais, diretamente ligado ao sistema de back-end de recursos humanos, o SAP xRPM permite automatizar o processo de identificar os profissionais mais qualificados para cada tarefa. Os gerentes podem consultar imediatamente quem está mais capacitado para determinada atividade, conferir sua disponibilidade e alocar os profissionais certos para cada iniciativa. Cruz assegura: “Agora temos a possibilidade de colocar os profissionais certos no lugar certo”.

	O SAP xRPM nos permite monitorar, analisar e gerenciar os projetos de forma mais eficaz, reduzindo seus índices de falhas e, em conseqüência, minimizar os riscos. Assim, podemos entregar os projetos dentro do prazo e do orçamento previstos. Em nossa área, isso representa uma autêntica vantagem competitiva.
Carlos Cruz, Sócio-Diretor da Agile Solutions

Novos Rumos

Graças ao SAP xRPM, a Agile reúne agora recursos mais eficientes e flexíveis para conquistar novos clientes, independentemente de onde eles se encontrem. Além do Brasil, muitos clientes da Agile mantêm operações no Chile, Argentina, México, Estados Unidos e na Europa. Quando uma empresa tem clientes em diferentes regiões, é muito comum que tenha que interagir com os fornecedores locais dos respectivos países, em diferentes etapas de seus projetos. Cruz destaca que o SAP xRPM oferece toda a flexibilidade para que a Agile possa formar alianças com parceiros das mais diferentes regiões, com grande facilidade. “Isso nos permite oferecer soluções genuinamente globais aos nossos clientes de maior porte.”

A Agile também pretende dar continuidade ao sucesso com a implementação do SAP xRPM. Muitos desses planos envolvem o aproveitamento do potencial cross-functional da solução SAP, que, por si só, já representa uma forte contribuição para viabilizar uma melhor colaboração em várias áreas. Uma iniciativa, em particular, prevê a integração do SAP xRPM com a solução SAP Customer Relationship Management (SAP CRM), para que a Agile possa oferecer suporte remoto, via help-desk, para as soluções desenvolvidas para seus clientes. Isso permitirá que a Agile se beneficie de algumas oportunidades de pós-venda até agora não viáveis. Outras iniciativas, embora ainda não divulgadas, serão decorrentes do novo potencial da Agile de conquistar novos mercados e desenvolver, com grande agilidade, uma série de atividades que envolvem colaboração.