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Um exemplo prático de parceria. É o que podemos dizer do processo de treinamento fornecido pela SAP aos usuários finais da solução SAP ERP na Degussa – empresa que fornece matéria-prima para diversos setores. A excelência no treinamento permitiu que em menos de um mês a Degussa fizesse seu primeiro fechamento contábil no novo sistema.
Maior empresa de especialidades químicas do mundo, a Degussa está por trás da maior parte dos produtos com os quais qualquer consumidor convive no dia-a-dia. A Degussa fornece matérias-primas para setores diversos como papel e celulose, agricultura, reflorestamento, tintas e fraldas descartáveis. No mercado há mais de 100 anos, a companhia está implementando a solução SAP ERP em escala global para consolidar suas operações. A implementação da solução na subsidiária brasileira, reconhecida pela matriz como um modelo, fechou com chave de ouro: o treinamento fornecido pela SAP aos usuários finais garantiu que os processos de negócio fluíssem normalmente já no primeiro dia após o “go live”.
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Ao partir para a implementação, já tínhamos definido a contratação
dos serviços de treinamento da SAP, já que, com profissionais especializados,
traria maior sinergia com a equipe de implementação contratada também
da SAP |
Fábio Marcello,
gerente de TI da Degussa. |
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O projeto, com escopo corporativo, contou com o apoio e o envolvimento direto da presidência da empresa. O planejamento partiu do levantamento de todos os processos de negócio e do impacto que a mudança surtiria sobre cada um deles, sendo os prazos rigorosamente observados.
Menos de um mês depois do “go live”, a Degussa fez seu primeiro fechamento contábil no novo sistema com absoluta pontualidade e em clima sereno. "A companhia não tratou a implementação apenas como uma iniciativa exclusiva da área de tecnologia da informação", afirma Fábio Marcello, gerente de TI da Degussa. "Desde o início, considerou-se um projeto de negócio", complementa. E oferecer aos usuários finais um treinamento de alta qualidade, uma oportunidade para que ampliassem seus conhecimentos sobre o funcionamento da organização, era uma premissa básica.
Com sete unidades entre os Estados de São Paulo e Espírito Santo e dez módulos da solução SAP R/3 implementados, a Degussa precisava treinar 330 pessoas nas mais diversas áreas – vendas, marketing, produção, finanças, controladoria, controle de qualidade, manutenção e suprimentos – e com pouco mais de sete meses para a implementação, não queria correr absolutamente nenhum risco.
UM TEMPO PRECIOSO.
"A Degussa percebeu que o tempo que os usuários-chave dedicariam aos cursos poderia ter um aproveitamento muito melhor na implementação", conta Fábio. "Além disso, ainda não tínhamos massa crítica para treinar o pessoal e um eventual atraso no início do treinamento poderia comprometer o desempenho no “go live”. A participação da equipe de consultoria da SAP no planejamento e na consecução do projeto criou uma enorme sinergia com o time da Degussa, aprofundando o conhecimento de seus processos e procedimentos. Isso fez com que a empresa recorresse à SAP em busca de uma solução que lhe permitisse adiar um pouco o início do treinamento sem prejudicar o prazo de implementação.
PROFISSIONALISMO A TODA PROVA
"A primeira apresentação do plano de treinamento da SAP foi uma ótima surpresa", complementa. "Até então eu não tinha visto uma abordagem para um projeto de treinamento desta forma". Uma vez tomada a decisão de levar a parceria com a SAP até a sala de aula, a Degussa passou a contar, no desenho do programa de treinamento, com os consultores que estavam até aquele momento muito envolvidos com a implementação do sistema. "A SAP se voltou prontamente para o atendimento das nossas necessidades", conclui.
Um dos recursos utilizados pelo time da SAP para agilizar o processo foi a introdução do iTutor, um software de autotreinamento que assegura que os futuros usuários da solução SAP R/3 cheguem na sala de aula já munidos de informações sobre o sistema e com as habilidades básicas de navegação. "A SAP nos ofereceu o iTutor sem nenhum custo adicional, agregando um valor considerável ao projeto", lembra Fábio. O maior ganho, porém, foi a liberação dos key users para as etapas finais da implantação do SAP R/3.
"Os consultores e os instrutores da SAP vestiram a camisa da Degussa com tanta vontade que os nossos especialistas puderam restringir sua participação no treinamento ao mínimo, sem que esse distanciamento implicasse qualquer perda de qualidade da informação", diz o gerente de TI.
O InfoPak, além de imprimir maior velocidade, facilitou a elaboração do material com mais qualidade e detalhamento, contribuindo para a harmonização entre as expectativas do pessoal e as facilidades acrescentadas pela solução SAP R/3 ao dia-a-dia do time da Degussa. "Os manuais são muito bem estruturados, refletem e disseminam conhecimentos aprofundados sobre os processos de negócio da companhia", garante o executivo. Mais do que simplesmente ensinar a utilizar o SAP R/3, o material oferece informações com a localização dos usuários finais nos fluxos internos da empresa, e assimila nos exercícios, as conseqüências dos inputs de cada colaborador na eficiência dos procedimentos.
Ao longo de 1.064 horas, a SAP ministrou 111 cursos em três localidades: Barra do Riacho (ES), Paulínia (SP) e São Paulo. "Todas as notas foram muito altas”, recorda-se Fábio. “Na avaliação do treinamento, a documentação recebeu nota 9,2; no item ‘aproveitamento e aprendizado individual’, a média foi 8,7 e no quesito ‘atendimento das expectativas pessoais’ foi 8,8”, conta Fábio. Além disso, os processos-chave, como faturamento, não sofreram interrupção. Para o “go live”, a Degussa montou uma estrutura de help desk na qual os key users foram deslocados para os diferentes sites sendo responsáveis pelo suporte de primeiro nível, e os consultores da SAP ficaram à disposição desses usuários especializados para atender às dúvidas mais complexas. "Desde o início, o objetivo foi estimular os usuários finais a responder sozinhos às questões mais básicas", lembra o executivo.
" Foi um sucesso absoluto", comemora. A mobilização da Degussa fo i altíssima e o grau de comprometimento da SAP, até nos mais altos escalões, foi um exemplo real de uma verdadeira parceria .
"A organização começa agora a trabalhar em um processo de melhoria contínua com o SAP R/3, buscando otimizar e alavancar ainda mais nossos negócios", finaliza Fábio.
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