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A Degussa, líder mundial do segmento de especialidades químicas, adotou a solução SAP ERP e preparou a empresa para sua integração global. Todo o processo de implementação e treinamento da solução foi feito dentro do prazo e da verba disponível.
A Degussa AG é líder mundial do segmento de especialidades químicas. A companhia, de origem alemã, cujos produtos servem de matéria-prima para setores tão diversificados quanto os de agricultura, papel e celulose, pneus, tintas, fraldas descartáveis e alimentos — em todo lugar, a toda hora, milhares de pessoas usam alguns deles —, tem como visão adotar o SAP ERP, para consolidar suas operações. Para implementar a solução, a Degussa Brasil contou com o apoio da equipe de consultoria da SAP.
Além de garantir que o projeto chegasse à sua conclusão dentro do prazo e da verba disponível, a SAP assegurou a compatibilização absoluta da solução com as necessidades de negócio da organização e deixou a empresa pronta para a futura integração global das informações do grupo. Subsidiária de uma corporação em processo de expansão sólida e acelerada, a Degussa Brasil nunca considerou a adoção do sistema do SAP ERP como uma iniciativa da área de tecnologia da informação.
Para a companhia, a solução SAP representou uma oportunidade de ouro para a consecução de objetivos bem mais complexos e ambiciosos: um projeto de change management e strategic blueprint com vista a unificar e otimizar processos e procedimentos em sua nova estrutura, que, depois da fusão com a Hüls, em 1999, e com a SKW, em 2001, abrange no mundo nada menos que 23 unidades de negócio e 6 unidades de serviço.
No Brasil, as 7 unidades do grupo Degussa, espalhadas entre os Estados de São Paulo e Espírito Santo, operavam com 37 sistemas diferentes entre si e rodavam milhares de aplicações, a maior parte delas desenvolvida para finalidades específicas. Para isso, a Degussa, que se decidiu pela adoção da solução SAP com escopo corporativo em 2001, adiou-a até a consolidação dos negócios recém-adquiridos e a definição das diretrizes estratégicas no contexto da nova estrutura. "Preferimos esperar para garantir que o projeto não só unificasse o sistema de informações, como se adequasse aos nossos planos de crescimento e assegurasse, no futuro, integração plena com os sistemas da matriz e de outras subsidiárias da Degussa em todo o mundo", lembra Weber Porto, presidente da empresa.
Além disso, as duas fusões ainda eram muito recentes e tamanho crescimento exigia uma revisão da estrutura de custos, ficando aberta a possibilidade de uma nova ferramenta tecnológica introduzir algumas revisões de procedimentos, com vista à racionalização.
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A equipe da SAP mostrou tanto profissionalismo e qualificação na discussão
do escopo do projeto que as vantagens de trabalhar com o mesmo time
do começo ao fim se evidenciaram |
Weber Porto,
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EXPERTISE EM CONSULTORIA TECNOLÓGICA
Obviamente, uma empreitada dessa envergadura em uma organização com o porte e a complexidade da Degussa exigiria um grande esforço de planejamento. A capacidade de levantar processos e o impacto que um novo sistema teria sobre eles, de simular cenários variados e, sobretudo, de garantir a maior flexibilidade possível à infra-estrutura de informações seriam fundamentais. "Tínhamos de chegar ao modelo ideal antes do início do roll out", diz Porto. "Desde o começo, sabíamos que nada podia sair errado.
Em 2001, a Degussa começou então a procurar no mercado um fornecedor de serviços que, com um time de profissionais que reunisse, a um só tempo, conhecimentos tecnológicos e expertise de negócios, pudesse apoiar seu projeto de mudança, e a equipe escolhida foi a equipe de consultores da SAP Brasil. "A equipe da SAP mostrou tanto profissionalismo e qualificação na discussão do escopo do projeto que as vantagens de trabalhar com o mesmo time do começo ao fim se evidenciaram", conta Porto.
"O comprometimento da equipe e seu envolvimento com o negócio saltavam aos olhos." Em pouco tempo, diz o executivo, os consultores da SAP já tinham em mãos um mapeamento completo dos processos e procedimentos internos da Degussa e tratavam as questões de negócio com uma familiaridade agradavelmente surpreendente. "A interação entre Degussa e SAP foi tão intensa que conseguimos produzir vários modelos de implementação, até chegar ao que garantiria, ao mesmo tempo, a maior proteção possível ao investimento e o melhor desempenho operacional", observa Weber.
Todas as decisões tomadas ao longo do processo foram conseqüência de discussões amplas e aprofundadas. Dos debates também participaram, em momentos diferentes, 25 key users que mergulharam no projeto em tempo integral e 23 key users part time.
DENTRO DO PRAZO E DA VERBA
Os resultados não poderiam ser melhores: "Implementamos a solução SAP ERP dentro do prazo e da verba disponível e saímos dela perfeitamente preparados para a integração internacional, que deve começar em breve", revela Porto. A implementação, com estratégia de “go live” unificado para os 330 usuários da nova solução — o chamado "Big Bang" — e diversos esforços de localização, consumiu pouco mais de sete meses.
No processo, que do início ao fim contou com o patrocínio e a participação direta do presidente da Degussa — "encarei o projeto como um desafio pessoal", comenta Weber Porto —, avaliou-se o impacto da adoção da solução SAP sobre cada área da empresa, simulando os efeitos de toda e qualquer alteração sobre os seus processos de negócio. "Isso permitiu a inclusão de alguns módulos adicionais do SAP ERP inicialmente não previstos sem afetar o cronograma e nos ajudou a dimensionar corretamente as expectativas dos futuros usuários."
Ao longo da implementação, a Degussa comunicou à sua equipe interna o andamento do projeto, cuidando de manter os empregados a par das transformações que se processariam, não só em seus respectivos departamentos, mas nos processos em que eles, de algum modo, tomam parte. "Isso também colaborou para que o nosso time ganhasse mais consciência de seu papel na organização", comenta Porto. O presidente da Degussa observa ainda que a implementação do SAP ERP no Brasil, que recebeu elogios da matriz e já se transformou em referência, não enfrentou resistências internas; pelo contrário, todos estavam cientes e convencidos de que este passo era importante para a empresa.
USUÁRIOS BEM TREINADOS
O treinamento dos usuários finais, que também ficou a cargo da SAP, fechou com chave de ouro o projeto de implementação. Fundamentado em uma ferramenta de auto-aprendizagem, em apostilas com foco nos procedimentos e processos reais da Degussa e grande riqueza de detalhes e em aulas interessantes e dinâmicas, foi um sucesso absoluto. "Na avaliação realizada depois da conclusão do treinamento, a documentação recebeu nota 9,2; no item ‘aproveitamento e aprendizado individual’, a média ficou em 8,7; e no quesito ‘atendimento das expectativas pessoais ’, 8,8", conta Fábio Marcello, gerente de tecnologia da informação da Degussa.
"Os processos-chave — como o faturamento, por exemplo — não sofreram interrupção alguma e realizamos o primeiro fechamento mensal dentro do prazo estipulado, apesar das dificuldades iniciais naturais de um sistema tão complexo", lembra Fábio. "Esta foi, sem dúvida, a melhor implementação de ERP que já vi", sentencia Marcello, que em sua carreira coordenou diversas implementações da solução ERP. "A equipe de consultoria da SAP fez um excelente trabalho. Realmente vestiu a camisa, refletindo na prática o mais profundo sentido da palavra ‘parceria’, e nos ofereceu apoio extremamente valioso desde a concepção do projeto até a habilitação dos usuários finais", diz o executivo.
Hoje, o primeiro time da área de TI é uma célula de cinco especialistas na solução SAP ERP focados nos negócios da Degussa. A companhia terceirizou diversas funções e aplicações de TI com prestadores de serviços. De acordo com Marcello, a Degussa agora começa a trabalhar em um processo de melhoria contínua com o SAP ERP, buscando otimizar e alavancar ainda mais seus negócios.
São os usuários apresentando questões e formando massa crítica, contribuindo para que a empresa dê o melhor aproveitamento possível à solução SAP. Porto já percebe nítidos ganhos de agilidade operacional, que, a seu ver, devem se expandir na medida em que os usuários acumulem maior experiência com o sistema. "Demos um enorme salto de qualidade e adquirimos uma flexibilidade espantosa com o SAP ERP", analisa o executivo.
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