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Integração, eficiência e crescimento foram os principais fatores
que levaram a Bemol, especializada na prestação de serviço e
distribuição de produtos no Varejo, a investir na implementação
do SAP for Retail, solução específica da SAP para o setor de
Varejo, na qual a Bemol foi pioneira no Brasil. Hoje, quatro
anos depois, a empresa acumula um crescimento de 70% e tem
planos de introduzir novos módulos que irão facilitar o contato
com o cliente.
BEMOL, UMA EMPRESA QUE NÃO PÁRA DE CRESCER
Fundada em 1942 pelos irmãos Samuel e Israel Benchimol,
a empresa conta atualmente com 11 lojas de departamento,
sendo dez em Manaus e uma em Porto Velho. São ao todo
25 mil metros quadrados de área de vendas. Hoje, a empresa
conta com um cadastro de cerca de 430 mil clientes, sendo que
280 mil utilizam o cartão fidelidade no momento da compra, que
oferece crédito pré-aprovado, bonificação, entre outras facilidades.
A cultura da Bemol baseia-se nos princípios de integridade,
respeito, economia, energia e melhoria contínua. “Somos uma
empresa de prestação de serviços e de distribuição de produtos
no Varejo, que tem como principal objetivo a satisfação de
nossos clientes em todo o processo de vendas”, frisa seu
presidente, Jaime Benchimol.
SAP FOR RETAIL: O PRINCIPAL DIFERENCIAL NA HORA DA ESCOLHA
Para sustentar esse objetivo e obter o suporte necessário ao seu
crescimento, a Bemol iniciou uma pesquisa de mercado em
1998, analisando os diversos softwares de Enterprise Resource
Planning (ERP) disponíveis, mais adequados para a atividade de
Varejo. “A SAP foi escolhida especialmente pelo SAP for Retail,
principal diferencial que determinou essa decisão, além
da participação expressiva da empresa no Brasil e no mundo”,
informa o presidente.
Até então, a Bemol trabalhava com sistemas próprios
desenvolvidos internamente. “Um deles contemplava toda
a parte de vendas, compras e contas a pagar”, explica Sheila
da Nóbrega Silva, chefe do departamento de informática da
Bemol. Os outros dois sistemas controlavam a contabilidade
e a folha de pagamento.
A atividade mais crítica era a de abastecimento das lojas, onde
os processos eram predominantemente manuais. “Cada uma
delas fazia suas requisições por uma planilha e o gerente
controlava as necessidades, verificando a disponibilidade no
centro de distribuição. Algumas vezes a própria área de compras
já definia as cotas e entregava diretamente nas lojas. Enfim,
o abastecimento era irregular e muito dependente da gerência
da loja para que nada faltasse no estoque”, conta Sheila.
SOLUÇÃO SAP TRAZ MELHORES PRÁTICAS DE NEGÓCIOS PARA A BEMOL
A Bemol decidiu implementar a solução SAP for Retail por
ser mais completa e atender todas as necessidades, sem precisar
buscá-las em outro fornecedor. “A idéia era adquirir um sistema
com funcionalidades e características voltadas para o Varejo
para possibilitar o crescimento e facilitar a operação como um
todo, eliminando o trabalho manual”, lembra a gerente,
que fez questão de destacar a importância dessa parceria.
“A SAP oferece as melhores práticas de negócios, liberando o
departamento de informática para outras atividades relacionadas à estratégia da empresa, além de estar em evolução contínua”.
ELIMINANDO OS PROCESSOS MANUAIS E GANHANDO UM CONTROLE MAIS APURADO COM A IMPLEMENTAÇÃO DO SAP FOR RETAIL
A implementação do SAP for Retail foi feita em 10 meses pela
SAP Consulting e teve início em 1999. Contemplou os módulos
Financeiro (FI), Controladoria (CO), Vendas e Distribuição (SD)
e Compras (MM). A solução de Recursos Humanos (HR), também
foi implementada e a empresa utiliza as funcionalidades de Recrutamento e Seleção, Treinamento, Administração e Folha
de Pagamento.
A solução trouxe grandes benefícios para a empresa. Eliminou
completamente o processo manual no abastecimento das lojas
e permitiu um controle mais apurado do estoque.
“Hoje, já é possível rastrear os processos de vendas e a
movimentação dos materiais”, constata satisfeita a chefe do
departamento de informática. Além disso, o SAP for Retail
oferece a facilidade de agrupar os materiais por suas características
específicas, utilizando a hierarquia de grupos de mercadorias. “Essa facilidade viabilizou a venda de produtos pela Internet,
incrementando o auto-atendimento e o trabalho dos vendedores”.
CONTROLE DIÁRIO DOS CUSTOS GARANTE GRANDE VANTAGEM COMPETITIVA PARA A BEMOL
Outro benefício oferecido pela solução foi a elaboração de uma
rotina bem definida de abertura de novas lojas, informando os
dados e as especificações, bem como as mercadorias a serem
expostas. “Anteriormente, essa tarefa era exclusiva da área de
informática, mas, hoje, a instalação de novas lojas é mais ágil,
e pode ser feita pelas diferentes áreas da empresa, que já
conhecem suas responsabilidades”, acrescenta Sheila.
Também na área de orçamentos houve maior transparência
e um ganho significativo em distribuição de despesas e rateio
dos custos. As lojas trabalham sabendo o que podem gastar
mensalmente e quanto representa cada despesa operacional e
comercial. “Com isso, a empresa consegue identificar os pontos
onde pode otimizar a operação, melhorando a rentabilidade.
Esse conceito é bastante claro em todas as áreas, pois a solução
da SAP permite realizar um controle efetivo diário dos custos,
uma grande vantagem para o Varejo, em especial, que trabalha
com picos de vendas onde também há um aumento das
despesas. Enfim, hoje há mais informações do que antes”,
constata a gerente.
Com a implantação do SAP for Retail, a Bemol cresceu cerca de
70% em quatro anos. Na virada de 2000, a empresa implementou
a versão 4.0 B da SAP e, em março de 2004, realizou um upgrade
para a versão 4.7 (SAP R/3 Enterprise), que durou quatro meses.
Hoje, a solução está mais estável, suportando inclusive, novos
serviços customizados no sistema.
O próximo passo será a implantação de uma solução de CRM
e de Business Intelligence em 2005. “Estamos sentindo falta de
uma solução de relacionamento com o cliente. Já desenvolvemos
um sistema interno para eliminar o processo manual
gerado durante o contato, que está muito aquém das nossas
necessidades”, avalia a executiva. Também faz parte dos planos
da Bemol extrair informações da base de dados existente. E para
isso, a empresa pretende implementar o SAP BW, que permitirá
cruzar informações financeiras e de vendas.
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