A precisão e a confiabilidade dos dados na era da informação é uma questão estratégica para as empresas e um fator determinante para se obter maior vantagem competitiva. Ter uma base única de informações permeando toda a companhia, e em tempo real, aumenta a produtividade e as chances de um melhor posicionamento no mercado. Assim, em 1994, a Aracruz Celulose foi procurar uma solução no mercado que oferecesse inovações em processos de negócios. Escolheu a SAP.

ARACRUZ: MAIOR PRODUTORA DE CELULOSE DE EUCALIPTO DO MUNDO

A Aracruz é a primeira no ranking mundial em produção de celulose de eucalipto para a indústria do papel e é uma das cinco maiores geradoras de divisas líquidas de exportação no setor industrial brasileiro. Exporta 98% de sua produção de celulose e faturou US$ 1 bilhão em 2003. A empresa possui operações florestais nos estados do Espírito Santo, Bahia, Minas Gerais e Rio Grande do Sul, totalizando 247 mil hectares de plantios – intercalados com 128 mil hectares de reservas nativas – e uma produção anual de 2,4 milhões de toneladas. No Espírito Santo, localiza-se o maior complexo fabril de celulose do mundo.

OTIMIZANDO RECURSOS E AUMENTANDO A PRODUTIVIDADE COM A SOLUÇÃO SAP

Antes da implementação das soluções da SAP, cada área desenvolvia seus próprios sistemas para atender às necessidades da Aracruz. “Havia muito manuseio de informações e duplicidade de dados. Isso demandava um setor específico para conciliar os números da contabilidade, do financeiro e de vendas, além de muito tempo e desgaste nessa atividade”, explica Mario Dobal, Gerente de Informática da empresa, destacando que a SAP foi responsável por toda essa integração e melhoria dos processos.

“Um dos objetivos era substituir os sistemas desenvolvidos internamente pela implementação de uma solução de ERP, projeto que resultou na escolha do SAP R/3”, complementa o gerente. “Em 2000, realizamos um novo planejamento e decidimos fazer um upgrade, migrando o nosso contrato SAP R/3 para o SAP, o que viabilizaria a implementação de novas funcionalidades”.

“A mudança cultural foi bastante significativa”, lembra Dobal. “A solução da SAP otimizou nossos recursos, simplificando e melhorando a produtividade de todas as pessoas envolvidas”.

ADEQUANDO OS PROCESSOS AO NOVO SISTEMA DE PAGAMENTO BRASILEIRO

Em 2001, o conceito de gestão de caixa começou a mudar com a discussão sobre o novo Sistema de Pagamentos Brasileiro (SPB), que exigia um acompanhamento detalhado do movimento ao longo do dia. A Aracruz, empresa inovadora e atenta às últimas tendências tecnológicas, foi uma das primeiras a assumir este desafio e escolheu a consultoria da SAP para desenvolver e implementar as soluções de Tesouraria da SAP.

A primeira etapa consisitiu na adequação dos processos da empresa aos novos processos do SPB e administração dos caixas nacional e internacional. Com isso, a Aracruz reestruturou as formas de pagamentos e administração do caixa, possibilitando total flexibilidade para decisões, bem como a obtenção de mecanismos de simulação de posição de caixa e tomada de decisão na concentração de pagamentos. Atualmente, graças às funcionalidades da solução de Gerenciamento de Caixa (TR-CM Cash Management), cada usuário da tesouraria acessa todas as informações necessárias em tempo real, identificando a situação de cada operação, otimizando os recursos financeiros e facilitando a tomada de decisão.

“A flexibilidade obtida com a implementação do TR-CM proporcionou à Aracruz oportunidades financeiras graças às negociação de reservas com os bancos. O sistema tem vantagens financeiras na otimização dos gastos, aproveitamento dos recursos e consequentemente uma rentabilidade melhor no retorno do investimento”, comemora José Manoel Pereira Pinto, Gerente de Operações e Tesouraria.

O executivo complementa que “a solução agilizou também a tesouraria, permitindo grande flexibilidade na negociação com os bancos e mudanças na estrutura de pagamentos sem atrapalhar o back office ou as áreas de suprimento e de vendas”.

A segunda etapa compreendeu a implementação da solução de Gerenciamento de Operações Financeiras (CFM-TM) e a solução de gerenciamento de limite de crédito bancário do Credit Risk Analyzer (CRA), o que permitiu o controle on-line de todas as operações financeiras e maior integração dos processos da tesouraria com o sistema de gestão da Aracruz (SAP R/3). “A implementação do SAP CFM gerou várias melhorias nos processos. Hoje, os sistemas são estáveis e integrados na mesma base tecnológica, proporcionando informações mais seguras aos usuários finais e aos acionistas”, assinala José Manoel.

	Um dos principais fatores de sucesso da etapa inicial do projeto compreendeu a parceria entre a Aracruz Celulose e a SAP.
Gerente de Informática,, Mário Dobal.

INTEGRAÇÃO TOTAL: DA MESA DE OPERAÇÕES AO BACK OFFICE

O projeto compreendeu, também, a solução de conectividade, SAP Business Conector, que possibilitou a integração on-line da empresa com as instituições financeiras no padrão XML (Extensible Markup Language), aumentou a agilidade junto aos bancos, deu mais segurança na troca de informação, além da otimização dos custos sobre serviços.

“Com a implementação das soluções da SAP, a Aracruz não só modernizou as atividades financeiras da empresa, como também flexibilizou seus processos com melhoria na qualidade das informações e segurança. Esta implementação está trazendo para a empresa o benefício da integração da mesa de operações financeiras com o backoffice”, finaliza José Manoel.