Planificación: Más importante que nunca en una economía complicada
por la Dra. Jana Matthews, autoridad mundial en materia económica de SAP y Presidenta de la Junta Directiva de The Jana Matthews Group
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Teniendo en cuenta la turbulencia económica actual, es posible que se sienta como si su barco acabara de chocar con un inmenso iceberg. La economía se ve sometida a una recesión histórica y los clientes cancelan proyectos, retrasan las fechas de inicio o recortan los gastos, circunstancias que pueden llegar a atemorizarle. Pero, hace poco tiempo, muchos directores generales de empresas consideraban que habían llegado al mejor momento de toda su historia por lo que respecta al crecimiento y la rentabilidad e, incluso ahora, aún existen oportunidades. Sin duda alguna, la capacidad de reaccionar rápidamente frente a los retos del mercado permitirá a algunas empresas conseguir el éxito mientras otras fracasan. Pero con las prisas para actuar rápidamente, no debe echar por la borda su plan para el crecimiento. Si lo hace, es posible que acabe como el Titanic.
Vamos a seguir con el tema del naufragio para mostrar la importancia de la planificación, sobre todo en momentos como el actual. Supongamos que usted y los miembros más importantes de su equipo han logrado acceder a un bote salvavidas. Aparte de estar desorientados, estarán asustados. La estrategia de “sálvese quien pueda” no funcionará. Moverse sin sentido presa del terror agotará sus recursos y puede condenar a toda la tripulación a un destino fatal. La verdad es que recurrirán a usted para que les oriente y querrán tener la tranquilidad de que dispone de un plan para conseguir sacarles del agua gélida y ponerles a buen recaudo.
Obviamente, un plan por sí mismo no es ninguna garantía de éxito ni de supervivencia. Pero un plan inteligente y flexible tiene más posibilidades de éxito que dar vueltas en círculos, seguir una “estrategia arbitraria del día” u optar por el “sálvese quien pueda”. A continuación se ofrecen algunas explicaciones que se deben tener en cuenta al elaborar un plan para permitir la supervivencia y el crecimiento cuanto antes.
Planes más breves y flexibles. En un mundo ideal, bastaría con elaborar un plan estratégico que redujera su visión a largo plazo a un conjunto de objetivos, estrategias y actividades que se pudiesen llevar a cabo en un período de 3-5 años y un plan detallado para el año próximo. Pero en tiempos de incertidumbre se necesita flexibilidad, lo que implica un plan a más corto plazo. Un plan semestral (o incluso trimestral) proporcionará claridad y unidad a corto plazo. No obstante, esto conduce a una mentalidad de “solución rápida” a corto plazo y no permite sentar las bases para los proyectos que tardan más de 6 meses en realizarse. Es mejor pensar en términos de plan anual, con planes detallados para un trimestre, un plan un poco menos detallado para el siguiente trimestre y planes algo más flexibles para los dos trimestres siguientes. Cuando revise su plan al final de cada trimestre, deberá ajustar y confirmar los planes del siguiente trimestre y aportar más precisión a los planes de los trimestres venideros, reasignando recursos como convenga.
Deben seguir fijándose objetivos a más largo plazo que le permitan tomar medidas orientadas al crecimiento y asegurarse de que sus planes a corto plazo las tengan en cuenta, sin dejar de centrarse en la ejecución de los objetivos actuales. La realización de revisiones de progreso trimestrales le proporcionará un sistema de aviso anticipado que le permitirá mantener la flexibilidad. Por ejemplo, si sus ventas están por debajo de los objetivos para el primer trimestre, tendrá tres trimestres para averiguar dónde y por qué y corregir la situación.
Planes de emergencia. En tiempos difíciles, siempre se necesita un “Plan B”, un plan de respaldo. Lamentablemente, la mayoría de las compañías no desarrollan habilidades para la planificación de emergencias cuando las cosas van bien y no quieren dedicar tiempo a desarrollarlos cuando las cosas no van bien. Pero, si quiere tener éxito en su travesía por aguas heladas, debe ser capaz de hacer cambios rápidamente. Estará mucho más preparado si ha estudiado detenidamente “¿qué podría ir mal?” y ha elaborado un plan de emergencia.
Estudie algunos escenarios potenciales con su equipo ejecutivo. Por ejemplo, ¿qué haría en las situaciones siguientes?:
Si perdiera a su cliente más importante
Si el coste de las mercancías se disparara de repente
Si un competidor se pusiese agresivo y reventase los precios
Si tuviese que despedir a gente ¿Cuál sería la cantidad de efectivos de personal esencial para mantener su negocio?
Si cerrara un almacén ¿Cuál sería la repercusión sobre el cumplimiento de los pedidos y el servicio al cliente, y los ingresos?
Algunos directores generales piensan que el propio acto de desarrollar un plan de emergencia pone de manifiesto que no confían en cumplir sus planes. Otros argumentan que preferirían dedicar el tiempo a vender a los clientes más que trabajando en un plan alternativo. ¡No les haga caso! Disponer de un plan, y un plan de emergencia, le permitirá considerar muchos movimientos que posiblemente tenga que hacer con rapidez cuando intente navegar entre los icebergs y sobrevivir.
Saque provecho a su equipo. Liderar una empresa en la situación actual pondrá a prueba su entereza. Pero no trate de hacerlo solo. Si ha contratado al equipo ejecutivo adecuado, dispondrá de profesionales con suficiente experiencia para hacer frente a los puntos débiles de la empresa y con ganas de verla triunfar. Inclúyalos en el desarrollo de objetivos y estrategias. Pídales recomendaciones e informes de campo. Incluya a sus empleados a medida que vaya desarrollando el plan. Probablemente tengan la mejor “visión” de sus clientes, competidores y proveedores, y muchas veces podrán ver icebergs sumergidos antes de que usted pueda hacerlo. Su plan será más sólido si implica a personas de todos los niveles de su empresa, y se dará cuenta de que los empleados muestran un mayor compromiso para la ejecución de los planes que han contribuido a desarrollar.
Controle los números. Un plan traza el camino hacia los objetivos que se desean conseguir. Pero debe controlar con cuidado dónde se encuentra y compararlo con dónde debería estar según sus planes, y también probar continuamente si los objetivos que se ha fijado aún resultan viables. Es esencial que disponga de buenas herramientas que le permitan realizar un seguimiento de los ingresos, las ventas, los gastos, el flujo de efectivo y la rentabilidad.
Por ejemplo, si prevé una carencia de suministros, que sus competidores ofrezcan grandes descuentos, o que un cliente que muestra signos de quiebra inminente, puede emprender acciones inmediatamente, ajustar su plan o pasar inmediatamente al “Plan B”. Si dispone de las herramientas necesarias para realizar un seguimiento de las ventas e identificar qué productos tienen éxito, puede reaprovisionarse rápidamente y aprovechar la demanda. Disponer de un sistema de información para toda la empresa que le ofrezca acceso inmediato a datos precisos sobre las ventas, el inventario, las cuentas por cobrar vencidas y otros datos financieros resulta absolutamente crucial para el éxito. Un plan sin ejecución es un sueño. Un plan sin ningún modo de medir progreso es el sueño de un tonto. Invierta en software y herramientas que le proporcionen acceso inmediato a información vital para poder realizar un seguimiento del progreso hacia sus objetivos y medirlo.
La planificación crea una hoja de ruta para el crecimiento de su empresa, pero un proceso de planificación proporciona mucho más que un camino hacia el futuro. Las revisiones del progreso trimestrales le permitirán salvar los obstáculos, anticiparse a los problemas y planificar una ruta alternativa para seguirla si se produce un desastre. La planificación no es un lujo … resulta esencial y, en estos tiempos inciertos, un buen proceso de planificación, y las herramientas fiables para medir el progreso, probablemente marcarán la diferencia entre la salvación o un hundimiento como el del Titanic.